Как выбрать надёжную аутсорсинговую компанию в сфере охраны труда

На рынке услуг всё чаще встречается практика передачи функций в сфере охраны труда внешним исполнителям. Такой процесс называют «аутсорсинг». Термин происходит от английских слов out («вне») и source («источник»), и означает привлечение сторонних ресурсов для выполнения определённых задач. В контексте охраны труда это означает, что часть обязанностей, отдельных функций или процессов по обеспечению безопасных условий работы берёт на себя специализированная сторонняя организация. В России требования об аутсорсинге впервые введены с 1 января 2016 года и регулируется гл. 53.1 ТК РФ.

Виды услуг в области охраны труда и правила аккредитации организаций и ИП, оказывающих услуги в области охраны труда, определены постановлением Правительства РФ от 16.12.2021 № 2334 «Об утверждении Правил аккредитации организаций, индивидуальных предпринимателей, оказывающих услуги в области охраны труда, и требований к организациям и индивидуальным предпринимателям, оказывающим услуги в области охраны труда» (далее — постановление № 2334). 

В правилах подробно описаны такие процессы, как:

• порядок получения аккредитации;
• требования к организациям (например, квалификация специалистов, необходимая документация, требования к сайту);
• ведение реестра аккредитованных компаний;
• основания для приостановления или прекращения аккредитации;
• подача заявки и получение необходимой информации.

Перед работодателем стоит вопрос, что экономически выгоднее, содержать свою собственную службу охраны труда или передать процессы на аутсорсинг. Согласно ст. 223 ТК РФ, если у работодателя числится меньше 50 сотрудников, он может организовывать работу по охране труда одним из способов:

• ввести в штат специалиста по охране труда;
• возложить эти обязанности на одного из работников предприятия;
• передать процессы на аутсорсинг сторонней компании. 

В крупных организациях на аутсорсинг обычно передают отдельные направления работы по охране труда, которые не входят в прямую повседневную деятельность компании. К таким направлениям работы можно отнести: 

• проведение специальной оценки условий труда (СОУТ) и производственного контроля;
• оценка профессиональных рисков;
• организация медосмотров;
• разработка локальных нормативных документов по охране труда;
• обеспечение работников средствами индивидуальной защиты (СИЗ);
• мониторинг изменений в законодательстве,
• обучение сотрудников.

Аутсорсинг охраны труда привлекателен для работодателя возможностью сократить временные и финансовые затраты. Работодатель может экономить на оплате труда и налогах специалиста по охране труда, его обучении, организации рабочего места, а также на обеспечении СИЗ. Аутсорсинговая компания организует все или отдельные процессы в области охраны труда самостоятельно, вплоть до взаимодействия с представителями Государственной инспекции труда.

Например, в крупных компаниях на аутсорсинг часто передают задачи, связанные с обеспечением работников средствами индивидуальной защиты — от подбора и закупки СИЗ до их выдачи сотрудникам. Сюда же входит организация стирки и ремонта спецодежды. Такой подход позволяет значительно сэкономить время и ресурсы: вместо создания собственной прачечной для 500 и более сотрудников проще и выгоднее доверить эти процессы квалифицированному внешнему исполнителю. Ведь для организации прачечной необходимо закупить профессиональное оборудование, выделить помещение и нанять персонал, с соответствующими расходами на зарплаты и обеспечение безопасных условий труда.

Однако часть задач работодатель не вправе передавать аутсорсинговой компании. Среди них:

• ответственность за обеспечение охраны труда в структурных подразделениях и в целом по организации;
• участие в работе комиссий по расследованию несчастных случаев на производстве;
• вхождение в состав комиссии по проверке знаний требований охраны труда;
• участие в комиссиях по специальной оценке условий труда и по вопросам электробезопасности.

Эти функции остаются исключительно в зоне ответственности самого работодателя, поскольку они связаны с внутренним контролем и прямыми обязательствами перед сотрудниками и надзорными органами. 

У работодателя, решившего передать процессы в области охраны труда на аутсорсинг, могут возникнуть определённые риски, например: 

1. Недостаточная осведомлённость в вопросах охраны труда 
Если работодатель не разбирается в тонкостях законодательства, он может не в полной мере указать в договоре перечень необходимых услуг. Аутсорсинговые компании зачастую предлагают типовые пакеты, которые не всегда соответствуют специфике бизнеса заказчика.

2. Обращение в недобросовестную компанию 
На рынке сегодня много фирм «однодневок», которые стремятся к быстрой прибыли, игнорируя качество оказываемых услуг. Они могут обслуживать одновременно большое количество клиентов, шаблонно подходить к разработке локальной нормативной базы, используя стандартные документы из интернета, без адаптации под конкретного клиента. Это ставит под угрозу не только соблюдение требований законодательства, но и безопасность сотрудников.

3. Географическое расположение исполнителя 
Если компания находится в другом регионе, это может затруднить оперативное взаимодействие и контроль качества оказания услуг, например, при необходимости выезда специалиста для проверки условий труда или обследования рабочих мест.

Соответствие аутсорсинговых организаций требованиям определяется постановлением № 2334. К оказанию услуг в сфере охраны труда допускаются как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели (ИП) с момента их регистрации в реестре, который ведёт Минтруд России. В реестре содержатся все необходимые сведения: реквизиты компании, её сфера деятельности, информация о приостановлении или исключении из реестра. В случае приостановления деятельности организации указывается и причина такого решения. Организации и ИП должны иметь:

• указание в учредительных документах вида услуги в области охраны труда;
• материально-технические и информационные ресурсы, помещения, здания, строения, сооружения, необходимые для оказания услуг в области охраны труда на праве собственности или ином законном основании;
• справочную базу законодательных и иных нормативных актов по охране труда;
• систему учёта и хранения результатов деятельности организации с указанием состава документов, вида учёта и формы их хранения;
• сайт в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», содержащий наименование, адрес (местонахождение организации или место жительства в РФ ИП, адрес электронной почты, номер контактного телефона организации или ИП);
• минимум трёх специалистов по охране труда, работающих по трудовому договору. Данные специалисты по охране труда должны подходить по следующим критериям:
  • наличие высшего образования по направлению подготовки «Техносферная безопасность» или высшее образование и дополнительное профессиональное образование в области охраны труда;
  • пройденная проверка знания по охране труда не реже одного раза в три года;
  • наличие опыта практической работы в области охраны труда не менее трёх лет в течение десяти лет в области охраны труда.

Аккредитация организации может быть приостановлена в следующих случаях:

• при привлечении организации (или ИП) к административной ответственности в виде административного приостановления деятельности за нарушение государственных нормативных требований охраны труда;
• из-за неоднократных нарушений организацией (или ИП) трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (в течение 3 лет со дня вступления в силу решения о назначении наказания за первое нарушение);
• при выявлении фактов несоблюдения организацией (или ИП) положений, установленных пп. 5-8 требований (например, нет подписи руководителя организации, нет печати организации, не приложены необходимые документы);
• выявлении фактов несоблюдения требований к кадровому составу по результатам рассмотрения заявления с приложением к нему документов.

На что стоит обратить внимание при подборе аутсорсинговой компании:

• наличие аккредитации и включение в реестр аккредитованных организаций на сайте Минтруда России. Для этого необходимо:
  • запросить выписку из реестра у самой организации (аутсорсера);
  • запросить выписку из реестра в Минтруде России — сведения предоставляются бесплатно в течение 10 рабочих дней;
  • уточнить актуальность данных на официальном сайте Минтруда России, где изменения отражаются не позднее чем через 10 дней после внесения записи.
• репутацию аутсорсера (проанализировать отзывы клиентов и коллег в сфере охраны труда);
• квалификацию специалистов по охране труда (уточнить сведения об образовании, опыте работы, наличие разработок в области охраны труда, статей в профильных СМИ, например, на портале «ОТ Медиа»);
• юридические документы организации, финансовые отчёты;
• судебные дела и неисполнение судебных решений (проверить эти данные возможно на сайте арбитражного суда и судебных приставов соответствующего региона);
• условия сотрудничества, стоимость услуги, сроки выполнения работы, критерии качества, возможность внесения изменений в договор и условия досрочного расторжения сотрудничества;
• условия постоянного сопровождения и коммуникации между сторонами договора (какие каналы коммуникаций будут использоваться при работе);
• распределение обязанностей между сторонами договора (что заказчик должен делать самостоятельно, а что на себя возьмёт аутсорсер). 

Такой подход поможет выбрать надёжного партнёра и минимизировать риски при передаче функций охраны труда на аутсорсинг.

Чтобы передать процессы по охране труда сторонней организации, необходимо заключить договор на оказание услуг. До принятия решения о подписании договора работодателю необходимо осуществить оценку собственных возможностей, а именно:

• провести анализ состояния материально-технических и производственных ресурсов, оценку возможностей штатного персонала по выполнению функций в области охраны труда, которые предполагается передать на аутсорсинг;
• оценить качество и себестоимость услуг в области охраны труда, которые предполагается передать на аутсорсинг, при выполнении их собственными силами;
• определить потребность в дополнительных капиталовложениях, необходимых для повышения эффективности и качества выполнения услуг в области охраны труда собственными силами;
• оценить возможные риски и связанные с ними потери организации.

Как правило, при заключении договора на аутсорсинг охраны труда используют типовую форму, разработанную Минтрудом России (письмо от 16.11.1994 № 2207-КВ), с дополнением информации об аккредитации исполнителя. Альтернативой является договор на оказание услуг в соответствии со ст. 779 Гражданского кодекса РФ. В тексте договора необходимо прописать: 

• права и обязанности сторон;
• стоимость услуг и порядок расчётов;
• сроки выполнения работ или оказания услуг;
• ответственность сторон.

К договору следует приложить подробный перечень работ по охране труда. Услуги, не вошедшие в этот перечень, оформляются отдельным соглашением и оплачиваются дополнительно. Рекомендуется включить условие о наступлении ответственности аутсорсинговой компании в случае, если работодатель будет привлечён к административной ответственности за нарушения в сфере охраны труда по вине исполнителя. Также важно предусмотреть обязанность исполнителя не только выполнять оговорённые функции, но и регулярно предоставлять заказчику письменные отчёты о проделанной работе.

Не менее важно прописать в договоре пункт о неразглашении коммерческой тайны и конфиденциальной информации сотрудников. Это связано с тем, что при взаимодействии с аутсорсинговой компанией работодатель предоставляет доступ к внутренним документам и другим важным данным.

По окончании работы необходимо подписать обеими сторонами Акт сдачи и приёмки работы, выполненной по договору на проведение работ по охране труда. Форма этого документа в приложении № 2 Примерному договору на проведение работ по охране труда (письмо Минтруда России от 16.11.1994 № 2207-КВ).