Что мешает контролировать расходы на СИЗ
1. Отсутствие централизованного учёта
Во многих компаниях учёт ведется вручную — в бумажных журналах или простых таблицах Excel. Это приводит к:
- потере информации о сроках эксплуатации, выданных работникам, и запасах;
- ошибкам при заказе новых партий (перерасход или нехватка).
2. Проблемы с хранением и выдачей
Отсутствие системной работы с СИЗ приводит к:
- сокращению сроков службы СИЗ ввиду неправильного хранения;
- использованию работниками выданных средств защиты не по назначению;
- нечёткой работы системы возврата и списания.
3. Завышенная стоимость на закупку
Закупка СИЗ без анализа потребностей ведет к избыточным запасам. Использование дешевых и\или несертифицированных средств, что на первый взгляд выглядит экономией, на самом деле повышает затраты на средства защиты в разрезе года, так как такие СИЗ требует частой замены. Разрозненные закупки по подразделениям не позволяют снижать цены за счёт оптовых заказов, а также не позволяют сформировать единый стиль спецодежды в компании.
4. Проблемы с контролем сроков эксплуатации и списания
Отсутствие механизма контроля за фактическим состоянием СИЗ приводит к несвоевременному обмену испорченных или утерянных СИЗ на новые, списанию.
План оптимизации расходов на СИЗ
1. Аудит потребностей
В начале процесса оптимизации рекомендовано сформировать перечни СИЗ, необходимых в подразделениях (информацию можно взять из Единых типовых Норм выдачи).
В списках учесть требования законодательства и внутренние требования компании в части безопасности работников и соблюдения санитарных требований. После утверждения перечней сформировать внутреннюю номенклатуру для удобства учёта.
2. Выбор оптимального соотношения цена/качество
Необходимо проанализировать рынок СИЗ и выбрать наиболее подходящие варианты. Нужно, по возможности, рассмотреть варианты с совмещением защитных свойств.
Также лучше обратить внимание на централизованные закупки.
Централизация закупок позволяет покупать более качественные СИЗ по оптимальным ценам, а также снизить регулярность замен.
3. Планирование закупок
Для грамотного планирования закупок рекомендуем составить годовой план с учётом сезонности и оптимизации складских запасов.
Иногда эффективным методом экономии является прямое сотрудничество с производителями.
4. Возврат части средств в рамках «финансирования предупредительных мер»
С 1 января 2025 года работодатели получили возможность упрощённого возмещения части расходов на мероприятия по охране труда из Социального фонда России (СФР, ранее ФСС). Новый порядок установлен приказом Минтруда России от 11.07.2024 № 347н.
Финансовому обеспечению за счёт сумм страховых взносов подлежат расходы страхователя, в том числе на приобретение работникам СИЗ. Вернуть можно до 20% таких взносов.
Эффективный учёт СИЗ: кейс ГК «Агропромкомплектация»
Средства индивидуальной защиты являются обязательными элементами охраны труда на предприятиях с вредными и опасными условиями труда. Их приобретение, учёт, хранение и выдача требуют значительных затрат, которые можно оптимизировать без ущерба для безопасности сотрудников и бюджета компании. В ГК «Агропромкомплектация» провели ряд мероприятий по эффективному учёту СИЗ.
1. Внедрили специализированные системы учёта
Использование таких систем позволило контролировать сроки эксплуатации каждого изделия (периоды его нахождения у работника, в стирке или ремонте), исключить потери и хищения, оптимизировать закупки и хранение.
Компания запустила пилотный проект по автоматизации учёта СИЗ на базе 1С: Охрана труда. При внедрении данной системы был проведён ряд встреч с разработчиками, доработан модуль системы под требования холдинга. Сейчас на пилотных заводах данная система автоматизации учёта работает уже почти год, и принято решение о её дальнейшем внедрении на другие структурные подразделения.
В дополнение к 1С: Охрана труда, тестируется применение RFID-меток и штрих-кодов для спецодежды, что позволяет автоматизировать контроль за выдачей и возвратом, быстро проводить инвентаризацию, а также бороться с хищениями и подменами.
2. Провели эксперимент по внедрению вендинговых аппаратов
В 2024 году провели эксперимент по внедрению вендинговых автоматов для выдачи СИЗ однократного применения. Согласно идеи эксперимента, работники получали СИЗ однократного применения по персональной электронной карте. Это позволяло фиксировать факт выдачи и исключить бесконтрольное расходование таких СИЗ.
Однако с учётом производственной деятельности данный метод выдачи СИЗ оказался не подходящим, так как требовалось значительное время и трудозатраты на заполнение автоматов, не сопоставимое с периодичностью её выдачи.
Оптимизация расходов на СИЗ возможна без ущерба для безопасности сотрудников. Основные направления снижения затрат:
- централизация закупок и выбор качественных материалов;
- автоматизация учета (RFID-метки, штрих-коды, специализированные программы);
- внедрение систем контроля (вендинговые автоматы, базы данных учета);
- оптимизация процессов хранения, выдачи и списания.
3. Сделали выбор в пользу более качественных и долговечных материалов спецодежды
Разработали требования к спецодежде по качеству (плотность ткани, защитные свойства), по нанесению логотипов. При разработке номенклатуры сделали акцент на унификации видов одежды: выбрали один вид одежды для руководителей, несколько видов для специалистов (инженеров) — в зависимости от задач. Для рабочих специальностей количество вариантов одежды больше, но необходимо сделать акцент на унификации (например, определить одну модель, но в разных цветах).
После утверждения внутренних требований, выбрали основных поставщиков. Среди них распределили объёмы по видам спецодежды.
Такой подход позволил снизить цены за счёт оптовых закупок и сроков поставок, а работа с несколькими поставщиками, позволила оперативно заказать спецодежду в случае её отсутствия у одного из поставщиков.
Зачем оптимизировать расходы на СИЗ
Инвестиции в современные технологии учёта и контроля за СИЗ позволяют не только сократить расходы, но и повысить уровень безопасности работников. Благодаря внедрению цифровых систем можно минимизировать потери, исключить нецелевое использование средств индивидуальной защиты и обеспечить соответствие требованиям законодательства.
Важным аспектом оптимизации является работа с персоналом: проведение регулярных инструктажей, контроль за правильным использованием СИЗ, организация ухода и хранения.
Компании, внедряющие современные подходы к управлению оборотом СИЗ, получают не только экономическую выгоду, но и более высокий уровень производственной безопасности, что положительно сказывается на репутации и снижает риски штрафов и несчастных случаев.
Оптимизация затрат на средства индивидуальной защиты — это не сокращение закупок, а рациональное управление ресурсами, позволяющее эффективно защищать персонал и одновременно контролировать расходы предприятия.