Что такое аутсорсинг обеспечения работников СИЗ
В соответствии с п.6 Приказа Минтруда России от 29.10.2021 № 766н (далее — приказ № 766н) допускается обеспечение работников СИЗ по договору со специализированной организацией, в том числе по договору аутсорсинга.
Аутсорсинг представляет собой процесс передачи отдельных производственных задач сторонней организации, оказывающей услуги в соответствующей области, на возмездной договорной основе. Он широко применяется в различных сферах деятельности.
Аутсорсинг в сфере обеспечения СИЗ — комплексная услуга, позволяющая передать функции, связанные с приобретением, выдачей, ведением личных карточек, а в отдельных случаях, стиркой и ремонтом спецодежды, своевременной заменой СИЗ на предприятии.
Обязанности работодателя по обеспечению работников СИЗ перечислены в п.10 приказа № 766н. Некоторые из обязанностей работодателя возможно передать на аутсорсинг.
Однако аутсорсинг комплексного обеспечения СИЗ не для всех предприятий является подходящим форматом. Наибольший экономический эффект достигается в производственных и добывающих компаниях со штатом от 300 человек, где:
- широкий перечень используемых средств индивидуальной защиты;
- постоянный рост и обновление кадрового состава;
- существует потенциал для расширения цифровых технологий.
Как эффективно отдать обеспечение работников СИЗ на аутсорсинг
Рассмотрим на примере лесопромышленной группы «Свеза», которая насчитывает в своём штате несколько тысяч сотрудников. Комбинаты компании расположены в семи регионах страны от Санкт-Петербурга до Тюмени. До перехода на аутсорсинг каждая площадка самостоятельно управляла закупкой, выдачей и хранением СИЗ. За планирование, приём и хранение отвечали кладовщики на каждом комбинате.
Однако этот процесс имел ряд недостатков:
- накопление неликвидных СИЗ;
- неравномерная комплектация работников;
- сложность учёта.
Кроме того, большой перечень номенклатур затруднял поддержание необходимого объёма для получения в рамках закупок более выгодных предложений.
В начале 2010-х компания начала искать пути оптимизации и протестировала новый подход: к задаче по комплектации и выдаче средств индивидуальной защиты был привлечён специализированный подрядчик.
Что модернизировали:
- Оплата аутсорсеру стала производиться только за выданные работнику СИЗ, а не за их складские запасы;
- Передали учёт, анализ рынка и договора с поставщиками компании-подрядчику;
- Обеспечили оперативность поступления СИЗ на производство (особенно это помогло при уходе иностранных производителей и необходимости срочного импортозамещения).
- Предоставили возможность работникам выбора СИЗ из утверждённого для них списка, подходящих для каждого по модели, нужного размера.
Пилотный проект на одной из площадок подтвердил эффективность такого решения. Это позволило:
- снизить затраты на приобретение и хранение СИЗ;
- автоматизировать процессы;
- содействовать более эффективному планированию и прогнозированию будущих расходов компании;
- перераспределить функций кладовщиков в рамках оптимизации процессов;
- обеспечить соответствие нормативным требованиям и минимизировать риски возникновения претензий со стороны контрольно-надзорных органов в отношении выдачи или соответствия СИЗ.
Как не потерять контроль при передаче функций на аутсорсинг
Порядок обеспечения работников СИЗ должен включать предупредительно-плановый характер закупки (аутсорсинга) СИЗ, порядок выдачи, эксплуатации (использования), входного контроля, хранения, ухода (обслуживания), вывода из эксплуатации и утилизации СИЗ согласно п.78 приказа № 766н.
Как и любая бизнес-модель, аутсорсинг имеет свои нюансы. Основной риск — потеря контроля.
Чтобы этого избежать, важно:
- заключать долгосрочный контракт с чёткими KPI и системой мониторинга;
- использовать цифровые платформы для учёта, информирования работников и выдачи СИЗ;
- регулярно пересматривать номенклатуру;
- контролировать процесс передачи запасов СИЗ и подготовку складов для работы подрядчика;
- грамотно подходить к выбору компании-подрядчика (если у компании несколько филиалов, важно, чтобы они работали по единой системе);
- проработать вопросы доступа: если в компании закрытый контур данных, важно заранее наладить обмен информацией с аутсорсером, иначе выдача может замедлиться.
Что будет, если отказаться от аутсорсинга
При отказе от аутсорсинга закупки и выдачи СИЗ предприятие может столкнуться с рядом проблем:
- повышенной нагрузкой на внутренние службы — дополнительный объём задач ложится на сотрудников отделов охраны труда, снабжения и складов;
- сложностями в планировании и закупках — приходится самостоятельно прогнозировать потребности, договариваться с поставщиками и учитывать специфику размеров;
В случае необходимости закупки не складской модели, а специализированного пошива, увеличиваются риски при смене коллекции, что также осложняет планирование объёмов, контроль стоимости и сроков поставок.
- риски накопления неликвидов — без системного анализа возможны излишние закупки или нехватка нужных позиций.
Особенно важно следить за сроками годности СИЗ, так как средства защиты с истёкшим сроком годности больше не могут быть использованы и станут неликвидом, который останется на балансе предприятия.
Практика показывает, что возвращение к внутреннему управлению обеспечением СИЗ часто приводит к росту издержек и снижению эффективности. Оптимизация этих процессов через аутсорсинг позволяет не только сократить расходы, но и улучшить снабжение сотрудников необходимыми средствами защиты.