Цифровые сервисы для облегчения документооборота в сфере охраны труда

Документооборот в системе охраны труда представляет собой создание, подписание и хранение документов, которые отражают трудовую деятельность сотрудников компании и их профессиональных обязанностей. Практически все документы можно подписывать в электронном виде без дополнительного дублирования на бумажном носителе. Однако есть документы-исключения, которые можно подписывать только на бумаге:

• акты о несчастном случае на производстве;
• журналы регистрации инструктажей по охране труда.

Внедрение электронного документооборота даст компании и её СОТам следующие преимущества:

Экономия времени. Специалист по охране труда сможет заняться развивающими мероприятиями, которые обеспечат безопасность сотрудников, а не поиском и отправкой бумажных документов. Акты, приказы и договоры поступят в любую точку страны за несколько секунд.

Экономия денежных средств. Компании не нужно будет покупать бумагу, часто менять тонеры в картриджах, оплачивать услуги курьеской службы.

Экономия пространства. Руководству и СОТам не нужно будет выделять место для архивирования документов. Все файлы будут находиться в системе ЭДО. 

Доступ к статусу документа. Если кто-то не подписал файл, то СОТ сможет это увидеть. Ему не нужно будет обзванивать всех сотрудников и уточнять, получили ли они документ, подписали его или нет.

Рассмотрим несколько универсальных и специализированных сервисов для электронного документооборота, которые подойдут специалистам по охране труда. 

Кому подходит. Такая система ЭДО предназначена не только для СОТов, но и для специалистов кадровых служб. Её можно назвать универсальной. 

Возможности. С помощью этого ЭДО можно выпустить подпись сотруднику без визита в удостоверяющий центр. Данные будут в безопасности, так как СБИС имеет собственный центр обработки данных, соответствующий нормам законодательства РФ. КЭДО от Saby позволяет перевести в цифровую среду до 160 видов документов, в том числе приказы по охране труда. Сотрудники подписывают квалифицированной электронной подписью эти файлы, что ускоряет процесс ознакомления с изменениями. 

Особенности. Сотрудники компании могут установить на телефон личный кабинет от Saby, это ускорит процесс согласования новых документов, подписи приказов и инструкций. 

Кому подходит. Это ещё одна универсальная система ЭДО, её могут использовать бухгалтеры, кадровики, специалисты по охране труда и руководители. 

Возможности. Контур позволяет выпустить электронную цифровую подпись, оперативно создавать и подписывать документы. Дополнительно предлагает установить сотрудникам мобильную версию ЭДО на телефоны.

С помощью КЭДО СОТы смогут перевести в электронный вид:

• приказы о создании службы ОТ, назначении ответственных лиц, утверждении перечня инструкций, формировании комиссии по ОТ;
• положения о системе управления охраной труда, контроле состояния ОТ, организации особо опасных работ, разработке инструкций;
• планы мероприятий по ОТ, проверок и другие документы.

Кому подходит. Это специализированный ЭДО для СОТов. Программа подойдёт для всех отраслей производства, для процессов охраны труда, промышленной, пожарной и экологической безопасности на предприятиях. Её стоит внедрять в крупных компаниях с большим количеством подразделений. 

Возможности. Эта система ЭДО позволяет:

• формировать и вести учёт документации по охране труда;
• планировать и проводить специальную оценку условий труда, оформлять карты специальной оценки рабочих мест;
• производить замеры на рабочих местах и отражать результаты;
• идентифицировать опасности на рабочих местах;
• планировать и организовывать медицинские осмотры работников отдельных категорий, производить расчёт стоимости указанных осмотров, оформлять документацию для медицинских учреждений;
• устанавливать нормы и потребности в спецодежде и СИЗ;
• вести учёт спецодежды и СИЗ на складах и в эксплуатации, оформлять распоряжения на выдачу спецодежды, формировать внутренний заказ и другое.

Особенности. Программа «Охрана труда. СБОТ» устанавливается как отдельная база данных и не предназначена для встраивания в конфигурации фирмы 1С или партнёров. Этот продукт представляет СОТам много подсистем, которые детально работают с часто повторяющимися задачами сотрудников. Например, подсистема «Учёт спецодежды и СИЗ» предназначена для ведения учёта спецодежды, спецобуви и СИЗ. СОТ сможет контролировать своевременную выдачу СИЗ и остатки на складе, формировать электронные карточки выдачи, заказывать СИЗ с учётом характеристик сотрудников, выгружать отчётность.

Кому подходит. Ещё одна специализированная программа для СОТов. Сегодня ей уже активно пользуются в ритейле, металлургии, логистике, фармацевтике, дата-центрах, пищевой и целлюлозно-бумажной промышленности.

Возможности. ЭДО выступает не только в качестве СЭД, но и дает много других возможностей: планирование обучений, медосмотров и инструктажей, ведение статистики и договоров с подрядчиками. Например, модуль «CCC» включает в себя основную информацию о закупаемых, выдаваемых и используемых средствах индивидуальной защиты персонала. Программа предоставляет информацию обо всех поставщиках, сроках службы, закупаемых размерах и сертификатах соответствия на изделия. 

Программа позволяет вести ЭДО и использовать простую электронную подпись. Вы можете создать реестр документов, хранить в электронном виде инструкции и программы обучения. Также с помощью системы СОТы направят документы на согласование и утверждение коллегам.

Особенности. В данной системе нет возможности обмениваться актами и договорами с подрядчиками. Соответственно, для этих целей нужно будет подобрать другой вариант ЭДО. 

Кому подходит. Это специализированная программа для СОТа, которая позволит автоматизировать процесс охраны труда в организации. Разработчик проектирует базу данных для ведения отчётности под нужды заказчиков, учитывая особенности компании.

Возможности. С помощью программы СОТ сможет вести учёт результатов СОУТ, профессиональных рисков, обучений, прохождения медицинских осмотров. База данных содержит шаблоны документов, позволяет организовывать и безопасно хранить информацию. Дополнительно СОТ может учитывать информацию о СИЗ, выданных сотрудникам. 

Особенности. ФИ-ОТ не предполагает использование электронной подписи и передачу документов на заверение, поэтому она не избавит СОТа от бумажной работы полностью. 

Кому подходит. Это сервис закроет задачи и по охране труда, и по промышленной безопасности. Подойдет СОТу, руководителю предприятия, HR-специалисту, бухгалтеру, учебным центрам и аутсорсинговым компаниям по охране труда.

Возможности. Программа объединяет в себе три продукта: 

1. охрана труда; 
2. документооборот;
3. учебный центр. 

C помощью сервиса СОТ сможет готовить и передавать документы в Минтруд, вести учёт рисков и травм, готовить документы по пожарной безопасности, делать массовые смс-рассылки с оповещениями, назначать и проходить обучения, формировать протоколы проверки знаний. Система позволяет подписывать документы электронной подписью и отслеживать их статус, а также анализировать статистические данные по компании.

Особенности. Для настройки понадобится не более 15 минут: нужно добавить организацию, загрузить штатное расписание, далее назначить ответственных, определить сроки и выбрать необходимые обучения и инструктажи. 

Так как EcoStandard.soft не является удостоверяющим центром, то с помощью программы можно выпустить только простую электронную подпись. В отличие от квалифицированной ЭП её юридическая сила ограничивается только сервисом. Однако её формирование приравнивается к собственноручной подписи, а выпуск занимает гораздо меньше времени.

Кому подходит. 1С предлагает специализированные решения для руководителей, СОТов, отделов кадров, служб безопасности и медицинских работников, которым нужно контролировать прохождение сотрудниками медицинских осмотров и вести учёт сведений о травмах и профзаболеваниях.

Возможности. Разработчик имеет широкий спектр программных продуктов в области производственной безопасности: 

1. 1С: Производственная безопасность. Комплексная версия;
2. 1C: Производственная безопасность. Охрана труда; 
3. 1C: Производственная безопасность. Промышленная безопасность; 
4. 1C: Производственная безопасность. Пожарная безопасность.

Сервисы помогают автоматизировать процессы организации безопасности в компаниях различных отраслей.

Программа «1С:Производственная безопасность. Охрана труда» позволяет:

• планировать, вводить и хранить результаты СОУТ;
• планировать и контролировать прохождение сотрудниками медосмотров; 
• планировать и контролировать обучение;
• вести и контролировать учёт СИЗ и СиОС;
• планировать и учитывать результаты проверок;
• формировать статистику и отчёты по данным предприятия, анализировать их.

Цифровые решения от 1С дают возможность использовать квалифицированную электронную подпись, например, при формировании наряд-допуска. Сотрудники могут формировать этот документ не только со стационарного компьютера, но и с телефона. Всё взаимодействие и согласование организовывается посредством ЭДО. 

С помощью сервиса СОТ может учитывать и контролировать обеспеченность СИЗ. В программе отразится: с какого склада производится выдача, сведения о заказе на передачу в эксплуатацию, на основании которого производится выдача средств защиты, сведения о материально ответственном лице.

Особенности. Сервисы предполагают использование мобильного приложения «Панель сотрудника». Оно отвечает последним трендам в сфере охраны труда, так как нацелено на здоровьесбережение сотрудников и отслеживание их состояния. Работник скачивает приложение, проходит авторизацию и ежедневно вносит данные о себе. Так СОТы могут следить, например, за вспышками ОРВИ в подразделениях и цехах.

Кому подходит. Сервис позволяет автоматизировать отдельные процессы по охране труда. Он создан для СОТов, собственников бизнеса, специалистов по кадрам, бухгалтеров и аутсорсинговых компаний. 

Возможности. С помощью программного комплекса можно автоматизировать постановку задач по охране труда. Система имеет гибкие настройки, СОТ установит необходимые сроки выполнения мероприятий и сформирует пакет документов на повторяющиеся процессы. 

С помощью сервиса СОТ сможет автоматизировать:

• оценку профессиональных рисков;
• учёт СИЗ;
• учёт несчастных случаев и микротравм;
• проведение инструктажей, в том числе вводного; 
• организацию медосмотров и психиатрических освидетельствований:
• планирование и хранение информации по СОУТ;
• ознакомление сотрудников с различными локальными нормативно-правовыми актами.

Особенности. Это облачное решение, установка не потребуется — сотрудники смогут работать в системе с любого устройства. Однако нужно будет подобрать ещё какой-то вариант ЭДО для обмена документами с контрагентами.

*Возможно создание и использование только простой электронной подписи (ПЭП)